Koszty paliwa pod kontrolą - jak firmy porządkują wydatki?

Zarządzanie flotą samochodową w dzisiejszych realiach przypomina układanie skomplikowanej mozaiki. Każdy przejechany kilometr, każda wizyta na stacji benzynowej i każda faktura to elementy, które muszą do siebie pasować, by na koniec miesiąca budżet firmy się spinał. Jak zatem okiełznać chaos w rachunkach i wprowadzić system, który realnie odciąży dział administracji oraz portfel właściciela?

Koszty paliwa pod kontrolą - jak firmy porządkują wydatki? (fot. pexels)

Dlaczego paliwo wymyka się spod kontroli?

Na początek warto zdać sobie sprawę, że koszty paliwa rzadko rosną gwałtownie z dnia na dzień. Zazwyczaj problem narasta stopniowo i długo pozostaje niezauważony. Przyczyn jest kilka:

●      brak spójnych zasad rozliczania przejazdów,

●      różne sposoby tankowania przez pracowników,

●      ręczne zbieranie paragonów i faktur,

●      ograniczona wiedza o realnym zużyciu paliwa,

●      brak danych porównawczych między pojazdami lub zespołami.

W praktyce oznacza to jedno: firma płaci, ale nie do końca wie, za co dokładnie. A bez tej wiedzy trudno cokolwiek poprawić.

Transparentność zakupów jako fundament oszczędności

Aby skutecznie przeciwdziałać tym niejasnościom, pierwszym krokiem powinno być odejście od papierowego obiegu dokumentów. Jednym z praktycznych narzędzi wspierających ten proces są karty flotowe, które pozwalają na bezgotówkowe rozliczanie tankowań oraz usług serwisowych. Dzięki nim przedsiębiorca otrzymuje jedną fakturę zbiorczą za dany okres, co znacząco upraszcza pracę księgowości. Zamiast segregowania dziesiątek drobnych dowodów zakupu, manager floty może skupić się na analizie średniego spalania poszczególnych pojazdów i wyłapywaniu ewentualnych anomalii, które mogą świadczyć o nieefektywnym wykorzystaniu aut.

Styl jazdy a realne zużycie paliwa

Samo uporządkowanie faktur to jednak dopiero pierwszy krok, ponieważ za ostateczny wynik na rachunku odpowiada zachowanie człowieka za kierownicą. Nawet najbardziej przejrzysty system rozliczeń nie zredukuje kosztów, jeśli styl jazdy pracowników będzie generował nadmierne spalanie. Z tego powodu osoby zarządzające flotami kładą coraz większy nacisk na obiektywną ocenę techniki jazdy.

Gwałtowne przyspieszanie, zbędna praca silnika na postoju czy ignorowanie zasad ecodrivingupotrafią podnieść koszty eksploatacji o kilkanaście procent. Edukacja w tym zakresie oraz planowanie tras pozwalające unikać zatorów drogowych to zmiany, które nie wymagają wielkich nakładów, a przynoszą szybkie efekty. Najważnie jest uświadomienie kierowcom, że optymalizacja oznacza płynność i przewidywalność na drodze, a nie wolniejszą jazdę.

Planowanie zamiast gaszenia pożarów

Pamiętaj: porządkowanie wydatków na paliwo to proces ciągły. Firmy, które odnoszą na tym polu sukcesy, rezygnują z doraźnych działań na rzecz długofalowej strategii. Obejmuje ona wybór odpowiednich narzędzi do rozliczeń czy systemów monitoringu, ale też regularny przegląd polityki flotowej. Ustalenie jasnych limitów, określenie zasad korzystania z aut do celów prywatnych oraz regularne serwisowanie pojazdów to elementy, które wspólnie tworzą kulturę odpowiedzialnego zarządzania zasobami firmy.